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玉林打开了一个文件盒,按照教材的示例,将材料分类逐页进行了对照,经过了多次的认真核对检查,发现有的入档材料文体字号不对,有的格式不统一,简直是五花八门,还有的装订顺序倒置,一盒文件查了几百页纸,存在类似的问题还真不少。针对这些问题,他并没有改正,而是进行了详细的登记。
玉林拿着本子来到肖杰办公室,“肖主任,我检查了几个档案盒的材料,我感觉有以下几个问题与教材不匹配,需要改正吗?”
肖洁听了玉林反映的几个问题,心想,玉林这孩子干工作真是细致又认真,而且进入情况也比较快,这么多的材料存在的问题肯定是共性问题,检查完毕需要大量的精力,改正起来更需要花费大量的时间,还要浪费更多的资源。
“玉林,你的工作很到位,我考虑好以后再告诉你吧。”
“好的,肖主任,希望你尽快告诉我。”
肖杰听了玉林说的这些问题,自己一时也拿不定主意,也进入了迷茫,他及时找到谢总进行请示。
“谢总,有个问题需要跟你请示一下。”
谢大强笑着说:“你这个干了多年办公室工作的肖主任,遇到什么问题了?给我请示。”
“谢总,玉林对咱们公司的存档材料,首先审核了一个档案盒,就发现了存在的问题很多。”
谢大强一听皱起了眉头。“什么问题?”
肖洁把问题给谢总进行了汇报。
谢大强的脸突然变了,“这不是原则性的问题,改过来就行啦。”
“谢总,这虽然不是原则性的问题,如果改正就复杂了。”“有什么复杂的?”
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“谢总,咱们几年的档案材料都存在这个问题,如果按照档案管理的要求改正过来,可是要出现‘三个浪费。”
谢大强听了肖洁这么一说,毫不在意地说:“你这个办公室主任还真有水平,出现哪三个浪费?”
肖主任站在谢总面前,掐着手指头一本正经地说。
第一个浪费资源,不合格的材料要重新打印。
第二个浪费财力,重新打印不合格的材料,大约需要5箱打印纸,每箱纸300元,至少需要两个打印碳粉墨盒,每个碳粉墨盒300元。
第三个浪费时间。连续打印这些更换的材料,至少需要三天的时间。
谢总看到肖洁认真的样子,原来是这三个问题,随声说道。“肖主任,我给你举个例子,你权衡一下,你就知道该怎么做了。”
“谢总,你说吧。”
“这次咱们的投标考的是公司的实力。能够中标,人家评估的是公司的实力。为了参加这次的投标,全公司上下齐心协力,认真准备,加班加点工作,才有了这么一个中标的机会。当然,甲方对企业的评估是按政策要求进行的。公司各项材料的齐全规范,也是起着决定性的因素。你平衡一下,能得到上千万的工程项目和上千元的消费,哪个重要?”
谢大强的几句话说的肖主任哑口无言了。
“谢总,我知道该怎么做了?”
肖洁走出了办公室。
谢大强心想,这个办公室主任还是称职合格的,遇到事情能主动汇报,更主要的是能从公司节俭开支方面去考虑问题。有这么一个办公室主任,为我独当一面,我也是省了不少心。肖洁把玉林找到了办公室。
“主任,有什么工作要做吗?”
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